Es funktioniert, aber es kostet Energie: Wenn gewachsene Strukturen zum Problem werden

Auf den ersten Blick scheint alles zu laufen.

Die Aufgaben werden erledigt, die Abläufe sind bekannt und das Team weiß, was zu tun ist. Dennoch beschreiben viele Organisationen ihren Alltag mit ähnlichen Worten: „Irgendwie funktioniert es, aber es ist anstrengend.“

Besprechungen dauern länger als nötig. Entscheidungen ziehen sich. Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig. Und obwohl alle engagiert arbeiten, entsteht das Gefühl, dass unnötig viel Energie verloren geht.

Die Ursache liegt häufig nicht bei einzelnen Personen. Viel öfter sind es die Strukturen einer Organisation, die über Jahre gewachsen sind und irgendwann nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passen.

Wenn Bewährtes zum Bremsfaktor wird

Strukturen entstehen selten zufällig. Sie entwickeln sich aus Erfahrungen, Anforderungen und pragmatischen Lösungen. Was zu einem bestimmten Zeitpunkt sinnvoll war, wird übernommen, etabliert und schließlich Teil des Alltags.

Das Problem: Organisationen verändern sich ständig. Teams wachsen. Aufgaben werden komplexer. Verantwortlichkeiten verschieben sich. Neue Anforderungen kommen hinzu.

Die zugrunde liegenden Abläufe bleiben jedoch häufig unverändert bestehen. So entstehen Strukturen, die weiterhin funktionieren, aber nicht mehr optimal unterstützen. Prozesse werden fortgeführt, obwohl ihr ursprünglicher Zweck längst entfallen ist. Zuständigkeiten bleiben bestehen, obwohl sie nicht mehr zu den tatsächlichen Aufgaben passen.

Das Schwierige daran: Solche Muster fallen selten auf. Sie werden mit der Zeit zum Normalzustand.

Wenn Wissen an einzelnen Personen hängt

Ein besonders deutliches Zeichen für gewachsene Strukturen zeigt sich dort, wo Wissen nicht in der Organisation verankert ist, sondern bei einzelnen Mitarbeitenden.

Fast jede Organisation kennt diese Situation. Es gibt Schlüssel-Personen, die seit vielen Jahren dabei sind und nahezu jeden Ablauf kennen. Sie wissen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, welche Besonderheiten zu beachten sind und wie man Probleme schnell löst. Diese Erfahrung ist wertvoll und oft unverzichtbar. Kritisch wird es jedoch, wenn wichtiges Wissen ausschließlich in den Köpfen einzelner Menschen vorhanden ist.

Dann hört man Sätze wie:

• „Frag am besten Frau Müller, die weiß das.“

• „Herr Schmidt macht das schon immer.“

• „Ohne sie würde niemand wissen, wie dieser Prozess funktioniert.“

Solange diese Personen verfügbar sind, fällt die Abhängigkeit häufig nicht auf. Erst wenn jemand im Urlaub ist, erkrankt oder die Organisation verlässt, werden die Folgen sichtbar. Plötzlich entstehen Unsicherheiten, Abläufe verzögern sich und Entscheidungen können nicht wie gewohnt getroffen werden.

Dabei liegt das Problem nicht bei den langjährigen Mitarbeitenden. Im Gegenteil: Häufig haben sie über Jahre Verantwortung übernommen und Wissenslücken ausgeglichen, die vorher nie aufgefallen sind.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: WER hat das Wissen? Sondern: WIE stellen wir sicher, dass dieses Wissen für die gesamte Organisation nutzbar wird?

Eine stabile Organisation zeichnet sich nicht dadurch aus, dass einige wenige alles wissen. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass sie auch dann handlungsfähig bleibt, wenn einzelne Personen einmal nicht verfügbar sind.

Ein Blick auf die inoffiziellen Wege

Wer verstehen möchte, wie eine Organisation tatsächlich funktioniert, sollte nicht nur die offiziellen Prozesse betrachten. Oft sind es die kleinen Umwege und Abkürzungen im Alltag, die zeigen, wo Strukturen nicht mehr zur Realität passen.

Da hört man dann ein: „Eigentlich läuft das offiziell anders.“ Oder „Wir machen das meistens auf kurzem Weg.“

Solche Schattenprozesse entstehen selten ohne Grund. Sie sind ein Hinweis darauf, dass bestehende Abläufe zu kompliziert, zu langsam oder schlicht nicht mehr praktikabel sind.

Deshalb lohnt es sich, genau hinzuschauen: Nicht nur auf das, was dokumentiert ist, sondern auf das, was tatsächlich gelebt wird.

Fazit

Strukturen schaffen Orientierung. Sie geben Sicherheit und helfen Organisationen, auch in komplexen Situationen handlungsfähig zu bleiben. Gerade deshalb sollten sie regelmäßig überprüft werden.

Denn die größte Gefahr liegt nicht in offensichtlich schlechten Strukturen. Die größte Gefahr liegt in Strukturen, die lange genug funktionieren, um nicht mehr hinterfragt zu werden.

Wer seine Organisation weiterentwickeln möchte, sollte deshalb nicht zuerst auf einzelne Personen schauen, sondern auf die Muster, Abläufe und Gewohnheiten, die den Alltag prägen.

Genau dort liegen häufig die größten Potenziale für Entlastung, Zusammenarbeit und nachhaltige Veränderung.